通所介護の送迎管理は介護ソフトを活用して上手に効率化

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通所介護事業所において、利用者の送迎にはしっかりとした送迎スケジュールの作成が欠かせません。
また、計画上では、往復あるいは片道と位置づけてあっても、実際には家族が送迎することがあります。
煩雑な送迎管理も、介護ソフトを活用すると、タブレットでどこからでも入力、確認ができるでしょう。

今回は、通所介護の送迎管理に焦点を合わせて紹介します。

通所介護の送迎サービスとは

通所介護事業所にとって、送迎サービスは欠かせない業務の1つです。多くの事業所で通常の業務の一環として送迎サービスを行っていることでしょう。
ここで、改めて「送迎サービス」の定義を確認しておきましょう。

通所介護の送迎

送迎は、利用者の居住場所から事業所へ、事業所から居住場所への送り迎えが原則ですが、利用者によっては病院への通院などの事情で居住場所以外への送迎を希望する人もいます。
以下のような理由の場合には、送迎場所を変更することもできます。

病院や診療所
生活必需品の買い物場所
家族の居宅
道が狭く、家の前まで車が入れない場合の近隣の道路
家族との待ち合わせ場所

ただし、居住場所以外の送迎を行う場合は、同乗する利用者の同意が必要です。同意を得られないときは、目的地の変更はできません。

通所介護の送迎サービスとは

施設の送迎サービスを利用しない人は、基本請求に送迎がすでに含まれているため、請求金額から送迎費用を減算する処理が必要となります。
減算になる対象施設には以下のようなものがあります。

通所介護
地域密着型通所介護
（介護予防）認知症対応型通所介護
通所リハビリテーション

送迎減算となる事例とは

送迎が減算となる主な事例は以下の通りです。

利用者の家族が事業所まで送迎するケース
利用者の家族が施設まで送迎をし、事業所の車両を使用しない場合。
利用者自身が、事業所まで通うケース
自力歩行が可能で、居住場所から施設まで、あるいは施設から居住場所まで一人で歩いた場合。

どちらも片道47単位の減算になります。
減算する利用者の事務処理を間違えると施設の信用問題にもなりかねません。そのため一人ずつ確認しながら、作業を行う必要があります。

通所介護の送迎サービスの業務内容

通所介護の送迎サービスは、単なる利用者の送り迎えだけではありません。そこに付随する作業もサービスに含まれます。

送迎前に行う業務

送迎前には、送迎スケジュールや送迎ルートを組み立て、効率よく、しかも安全に利用者を運ぶための準備が必要です。

スケジュールの作成
その日に送迎が必要な利用者をピックアップ。そして、送迎場所は自宅かそれ以外かなどを確認する。
送迎ルートの作成
効率よく送迎するための最適なルートを検索し、作成する。

送迎中に発生する業務

利用者が自宅から車に乗るまでをサポートしますが、家族がいない利用者の場合は、自宅の部屋から車までの誘導も事業所の責任で行います。

乗降時の介助
車いすの乗降を安全に行う。歩ける利用者には踏み台や、手を貸すなどのサポートを行う。
家族不在時の居宅内への介助
自宅に家族がいる場合は、玄関から部屋の中への介助は家族に任せても問題ありません。しかし、家族が不在、または独居などの利用者の場合は、部屋の中まで介助し、安全を見届けるのも事業所の責任となります。
通所前の更衣や排せつの介助
独居で、さらに一人では出かける際の身支度を整えるのが難しい場合は、送迎前の着替えや排せつの介助も通所介護の送迎には含まれます。

送迎後の業務

利用者の送迎が終わったら業務は終了ではなく、送迎時の業務内容を記録し、申し送りをするまでが送迎業務です。
しかし、忙しいスタッフは他にやることが控えているため、送迎後の記録は簡単につけて終了という事業所もあるのではないでしょうか。そのような状況では次の人に引き継ぎがうまくいかない可能性が高くなります。
さらに、記録をしっかり残すことで、何か問題があった際には、これがエビデンスとなって事業所に責任がないことを証明する証拠ともなります。
その点を鑑みても、事業所の運営責任者としては、スタッフには送迎記録を明確に残しておくよう指示することが肝要です。

通所介護の送迎記録と業務マニュアル

送迎記録は大切ですが、送迎記録をつけるということは義務化されていません。そのため、記録を残していない事業所があるかもしれません。そこで、送迎記録の必要性について説明します。

送迎記録作成の必要性

送迎記録をつけておくと、介護報酬の時間区分の要件を満たしているかどうかが確認できます。また、今までの記録から、利用者の自宅に何時に着くかという目安がわかります。

また、家のスロープの一部が破損している、車酔いしやすい利用者がいるなどの注意点も、送迎記録として残しておくことで、次のスタッフへ伝えることができます。口頭で伝える申し送りでは、注意事項が正確に伝わっていないこともあるので、記録した形で情報共有することは重要です。

送迎業務のマニュアルの必要性

送迎記録は詳細につけておくことは大切ですが、引き継ぐスタッフにとっては、出発前に送迎する利用者の記録を全て読んで把握することには大きな労力を必要とします。そこで、送迎時に必要最低限の情報を一覧できるような形に作業をマニュアル化すると業務が効率化できます。必要な情報をすぐに共有できるような手順が整っていれば、送迎スタッフはお迎えに行く前にタブレットなどで読むことで、効率よく、常に安全な送迎を行うことが可能となります。

負担をかけない送迎管理には介護ソフトがおすすめ

送迎は利用者を単に送り届けるだけではなく、適切な送迎ルートの提案とスケジュール調整など煩雑な作業をともないます。また、利用者ごとに注意して対応すべき事項を迅速に共有できるようにしておくと、送迎時に気を付けるべき点が把握できるので安心、安全に利用者を自宅や事業所に送り届けることが可能となります。

しかし、忙しいスタッフには、送迎が終わってからパソコンの前に座って記録を入力する時間がありません。そこで、介護ソフトの導入がおすすめです。タブレットやスマホからでも送迎の記録をつけることができ、また、利用者の自宅に到着した際に、タブレットやスマホでサッと読むことができるのもメリットの1つです。

特に「介舟ファミリー」の介護ソフトは、送迎スケジュールが簡単に作成でき、スケジュール調整も容易です。また、地図の参照画面でルートの確認や、ルート作成が可能なので、直前に何らかの理由でルートを変更したとしても、ボタン1つで予定到着時間を把握できます。不測の事態が生じた場合には、家族へ速やかに変更到着時間を伝えることができるので、家族も安心して家で待つことができます。これは事業所の信用にもつながるでしょう。

ルーティンの業務だからこそ、送迎時にも活用できるソフトが搭載された介護ソフトを新規導入、あるいはリプレイスすると、業務の効率化が向上します。この機会に「介舟ファミリー」の介護ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。